Dwa kursy, które trzeba rozróżnić
Pierwszy to kurs, po którym faktycznie wymieniasz pieniądze, czyli kurs kantoru albo banku. Drugi to kurs, po którym przeliczasz operację na potrzeby podatku, czyli średni kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu lub uzyskania przychodu.
Te dwie liczby prawie nigdy się nie pokrywają i tak ma być. Rozjazd między nimi jest normalnym elementem rozliczenia, a nie błędem. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy ktoś próbuje przeliczyć koszt po kursie kantorowym, bo wydaje się bliższy prawdy.
| Do czego | Jaki kurs |
|---|---|
| Przeliczenie kosztu z faktury walutowej | średni NBP z dnia poprzedzającego |
| Przeliczenie przychodu w walucie | średni NBP z dnia poprzedzającego |
| Faktyczna wymiana pieniędzy | kurs kantoru lub banku |
| Wycena środków na koncie walutowym | zasady przyjęte w polityce rachunkowości |
Skąd biorą się różnice kursowe
Kupujesz towar za 1000 euro. Koszt przeliczasz po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego, powiedzmy 4,30 zł, czyli 4300 zł. Walutę na zapłatę kupujesz w kantorze po 4,38 zł, czyli wydajesz 4380 zł. Osiemdziesiąt złotych różnicy to ujemna różnica kursowa, którą rozliczasz w kosztach.
Mechanizm działa symetrycznie. Gdy kurs pójdzie w twoją stronę, różnica będzie dodatnia i powiększy przychód. Nie da się jej pominąć, bo wynika wprost z zestawienia dwóch kwot, które i tak muszą znaleźć się w księgach.
Im węższy spread w kantorze, tym mniejszy rozjazd między kursem rozliczeniowym a faktycznym. To praktyczny powód, dla którego firmy z regularnymi płatnościami walutowymi rzadko wymieniają w punktach stacjonarnych i korzystają z wymiany internetowej albo z platformy walutowej banku.
Jakiego dokumentu potrzebujesz
Podstawą zapisu jest dowód kupna lub sprzedaży wartości dewizowych wydany przez kantor. Musi zawierać dane punktu, datę, kwotę w obu walutach oraz zastosowany kurs. Bez kursu dokument jest bezużyteczny dla księgowej, bo nie da się z niego odtworzyć transakcji.
Wymiana z rachunku firmowego jest pod tym względem wygodniejsza, bo ślad zostaje w wyciągu bankowym i nie trzeba pilnować papierka. Przy wymianie gotówkowej dokument trzeba wziąć od razu przy okienku, później nikt go nie odtworzy.
Osobna sprawa to wypłata gotówki z firmowego konta i wymiana jej prywatnie. Taki obieg gubi powiązanie między wydatkiem a operacją i bywa źródłem problemów przy kontroli. Prościej jest wymieniać w ramach firmy albo rozliczyć całość jako zaliczkę dla pracownika.
Podróż służbowa i zaliczka w walucie
Pracownik jadący za granicę dostaje zaliczkę na diety i wydatki. Może ją otrzymać w walucie obcej albo w złotówkach przeliczonych po kursie, który firma stosuje do rozliczenia. Kluczowe jest to, żeby ten sam sposób przeliczenia obowiązywał przy wypłacie i przy rozliczeniu powrotnym.
Rachunki zebrane w podróży przelicza się po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego ich wystawienie. Kurs, po którym pracownik faktycznie kupił walutę w kantorze, nie zastępuje tego przeliczenia, choć dokument wymiany warto dołączyć do rozliczenia jako uzasadnienie kwoty zaliczki.